1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO
La Platera, S.A. (en adelante, “La Platera”) se rige bajo parámetros de funcionamiento responsable de su negocio. En tal sentido, todos los empleados, directivos y miembros del órgano de administración de La Platera deben comportarse con integridad y cumplir las leyes y normas internas que dispone la organización.
Por ello, y considerando que la prevención y detección de irregularidades corresponde a todos los miembros de la organización, La Platera ha establecido en su organización mecanismos que permitan a sus miembros la comunicación de cualquier infracción o acto contrario a la legalidad de que se tenga conocimiento en el marco de la relación profesional o laboral.
En cumplimiento de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de Protección de Informantes”), La Platera ha implantado un Sistema de Denuncia de Irregularidades plenamente adaptado a las exigencias de la nueva ley, que supone la transposición en España de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (conocida como “Directiva Whistleblowing”).
Esta nueva ley introduce la obligatoriedad para las empresas de contar con sistemas de información internos que permitan la denuncia de irregularidades al tiempo que protegen al informante de represalias, bajo la premisa de que es preferible que la información sobre prácticas irregulares se conozca por la propia organización para corregirlas o reparar lo antes posible los daños (Preámbulo de la Ley de Protección de Informantes).
A este respecto, la presente Política tiene por objeto definir las bases en las que se asienta el Sistema de Denuncia de Irregularidades de La Platera y enunciar los principios generales que lo inspiran, destacando el de accesibilidad al canal, confidencialidad, anonimato y prohibición de represalias, entre otros.
Como complemento a los principios de actuación, se enumeran también los derechos y deberes del informante, así como los derechos y garantías del afectado por la denuncia, que deben ser igualmente preservados.
Asimismo, en la presente Política se regula la figura del Responsable del sistema, que es el encargado de la gestión del sistema de denuncia de irregularidades. En tal sentido, se recogen en el presente documento aspectos como sus funciones, composición, y organización.
A los efectos de la presente Política, se ha mantenido el término “Sistema interno de información” o “Sistema de denuncia de irregularidades” para definir el conjunto de elementos integrados por el canal (entendido como buzón o cauce de recepción), el Responsable del Sistema y el procedimiento de tramitación de las informaciones. Igualmente, se han empleado indistintamente los términos “comunicaciones”, “informaciones” y “denuncias”.
La presente Política será complementada a su vez por el Procedimiento de tramitación de denuncias, en el que se detallará la operativa de tramitación de las comunicaciones y denuncias recibidas en el marco de La Platera.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
2.1. Ámbito de aplicación personal: ¿Quién puede denunciar?
La presente Política resulta de aplicación a todas aquellas personas que mantienen vínculos profesionales o laborales con La Platera y quieran informar sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, en concreto:
- Todos los empleados que formen parte de la plantilla de La Platera.
- Autónomos que mantengan vínculos profesionales con La Platera.
- Los accionistas y miembros del órgano de administración de La Platera, incluidos los miembros no ejecutivos.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de La Platera.
No obstante lo anterior, la presente Política también resultará de aplicación a:
- Todos aquellos informantes que ya hayan finalizado su relación laboral con La Platera (antiguos trabajadores)
- Personal voluntario
- Personal en períodos de prácticas (becarios) y en período de formación
- Informantes que se encuentren en un proceso de selección o de negociación precontractual con La Platera.
2.2 Ámbito de aplicación material: ¿Qué se puede denunciar?
La presente Política sirve como base para la denuncia o comunicación de infracciones de las que se haya tenido conocimiento en un contexto laboral o profesional.
Ahora bien, no toda infracción de cualquier índole deberá ser comunicada a través del canal de denuncia de irregularidades, sino que esta vía queda limitada para la denuncia de las siguientes tipologías de infracciones:
- Infracciones penales. Se incluyen todas las conductas tipificadas como delito en el Código Penal.
- Infracciones administrativas graves o muy graves. A modo ilustrativo, cabría citar las infracciones del orden social o laboral, las infracciones tributarias, ambientales, etc.
- Infracciones del Derecho de la Unión que se incluyan en una de las siguientes categorías:
- que afecten a los intereses financieros de la Unión; o
- infracciones relativas al mercado interior y en materia de competencia; o
- infracciones relativas a estas materias:
- contratación pública;
- servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo;
- seguridad de los productos y conformidad;
- seguridad del transporte;
- protección del medio ambiente;
- protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear;
- seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales;
- salud pública;
- protección de los consumidores; y
- protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.
En cuanto a la denuncia de cualquier conducta constitutiva de acoso sexual, La Platera dispondrá de mecanismos internos específicos que, si bien se regirán por lo previsto en la presente Política, prevén la tramitación separada de este tipo de informaciones, en estricto cumplimiento de lo dispuesto en la las leyes sectoriales de aplicación (en concreto, la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres y el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro).
En tal sentido, no serán objeto de protección en los términos previstos en la presente Política y en la Ley de Protección de Informantes, los informantes que comuniquen informaciones que no incluidas en el referido ámbito de aplicación material.
A mayor abundamiento, la remisión de informaciones falsas o tergiversadas con mala fe, así como de aquellas obtenidas de manera ilícita, no solo no será objeto de protección, sino que además serán objeto de medidas disciplinarias, en los términos recogidos en el Sistema Disciplinario de La Platera.
Por último, también quedarán excluidas las informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos intrapersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación; y las informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
2.3 Vías de comunicación: ¿cómo se puede denunciar?
La Platera, para posibilitar la presentación de informaciones, ha habilitado los siguientes canales para posibilitar la presentación de informaciones:
- Comunicación por escrito: La Platera ha habilitado una vía de acceso al canal de denuncia, disponible 24 horas al día, 7 días a la semana a través de un enlace al que se accederá desde su página web y que redirigirá a una plataforma web gestionada por un tercero (IMK Internet Marketing) cuyo acceso es el siguiente:
https://laplatera.appdenuncias.es/
Dicha plataforma permite la comunicación de informaciones tanto de forma nominativa como anónima.
- Comunicación presencial: se prevé la posibilidad de formular denuncia presencial ante el Responsable del sistema. En este caso, el Responsable del sistema concertará una reunión presencial con el informante en el plazo máximo de 7 días hábiles. Dicha reunión se documentará preferiblemente mediante un acta, recabando previamente el consentimiento del informante.
- Canales externos de información
El sistema de denuncia de irregularidades implantado en La Platera debe utilizarse de forma preferente, si bien es complementario a otros mecanismos previstos en la Ley de Protección de Informantes a los que pueden acudir los informantes de irregularidades comprendidas dentro de su ámbito de aplicación material, a saber:
- Canal externo de información ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (o ante los organismos autonómicos correspondientes que se determinen) para la presentación de denuncias, bien directamente o bien previa comunicación a través del canal interno de La Platera.
- Revelación pública. El informante solo podrá acudir a este mecanismo únicamente cuando:
- haya realizado primero la comunicación por canales internos o externos (o directamente externos), o
- cuando tenga motivos razonables para pensar que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, o exista riesgo de daños irreversibles, o exista riesgo de represalias o haya pocas probabilidades de que se dé un tratamiento efectivo a la denuncia.
2.4 Contenido de las comunicaciones
La comunicación la información exigida por los campos que incluye el formulario de denuncia de la plataforma habilitada, en función de si el informante opta por una comunicación nominativa o anónima.
En el caso de que el informante opte por una comunicación nominativa/no anónima, los campos a cumplimentar serán los siguientes:
El campo “Tipo de denuncia” permitirá elegir al denunciante entre las categorías siguientes:
No obstante, la clasificación del caso en uno de los referidos tipos únicamente tiene valor orientativo y podrá ser modificado por el Responsable del sistema y los gestores que le asistan, sin que en ningún caso la tipología seleccionada por el denunciante determine la calificación de la denuncia y el tratamiento que efectivamente deba dársele.
El informante podrá adjuntar en todo caso documentación soporte de la información comunicada (audios, imagen, documentos de texto, etc.). Se recomienda que el informante elimine los metadatos a los efectos de eliminar cualquier dato potencialmente identificativo.
Al presentar la información, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
En el caso de las denuncias presenciales, se tratará de recabar la misma información en los casos en que sea posible.
En todo caso, La Platera enviará el correspondiente acuse de recibo en el plazo de 7 días naturales, a través de la propia plataforma. Adicionalmente, en el caso de que el informante haya manifestado su voluntad de recibir comunicaciones por correo electrónico, en su domicilio o por cualquier otro medio, el acuse de recibo se le remitirá además por dichas vías.
El informante podrá acceder a la plataforma y consultar el estado de la denuncia, así como cualquier aviso o notificación a través del número de caso y contraseña proporcionados por la plataforma al formular la denuncia. Para este seguimiento del caso, el denunciante podrá acceder a través de la opción “Buzón de comunicación seguro”.
2. PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN
El Sistema de Denuncia de irregularidades de La Platera se regirá por los siguientes principios:
A. ACCESIBILIDAD Y TRAMITACIÓN EFECTIVA DE LAS INFORMACIONES
La Platera se compromete a habilitar un canal interno para la comunicación de informaciones y denuncias del que se dará la pertinente publicidad y difusión en el seno de la empresa y que será fácilmente accesible para todos sus miembros. En tal sentido, se prevén varias formas de comunicación, tanto escrita como presencial, en los términos recogidos en la presente Política.
Esta accesibilidad al canal y la protección del informante viene garantizada también por el hecho de contar con una plataforma tecnológica como medio para canalizar la recepción de las denuncias y almacenarlas, así como para ayudar en la comunicación entre el Responsable del sistema (y los otros gestores designados) y los informantes.
El canal interno será igualmente accesible a terceros a través de la página web de La Platera, a los efectos de permitir la presentación de informaciones a aquellos sujetos nombrados en el ámbito de aplicación material (subcontratistas, proveedores, etc.).
Asimismo, La Platera se compromete a tramitar de forma efectiva todas las informaciones recibidas, sin perjuicio de su potestad para inadmitir aquellas denuncias que queden fuera de su ámbito de aplicación material o carezcan de verosimilitud.
En el caso de aquellas denuncias que sean admitidas y continúen su tramitación, La Platera tendrá la potestad para aplicar la sanción o medida disciplinaria que corresponda, así como la facultad de emprender acciones legales cuando resultare procedente.
B. CONFIDENCIALIDAD
La Platera se compromete a garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, así como de todas las actuaciones que se lleven a cabo en relación o con motivo de la información remitida, no siendo reveladas a terceras personas.
Igualmente, será garantizada la confidencialidad de la identidad del denunciado o afectado por la información y de cualquier otro tercero que se mencione en la misma.
Como medidas para garantizar la confidencialidad, La Platera se compromete al establecimiento de sistemas para limitar y restringir el acceso a la información únicamente al Responsable del sistema y a las personas y entidades encargadas de la gestión de las informaciones recibidas (protegiendo dicho acceso bajo identificación de usuario y contraseña).
Asimismo, La Platera se compromete a dotar al Sistema de Denuncia de Irregularidades de los medios técnicos necesarios para la protección de la información (cifrado de la información).
Por último, La Platera velará por mantener la confidencialidad incluso en aquellos casos en que la información se remita por canales de denuncia que no son los establecidos en el punto 2.3 de la presente Política, o a miembros del personal no responsable de su tratamiento. A tal fin, se compromete a formar a todos sus integrantes sobre esta materia.
Cualquier información recibida por canales que no sean los establecidos por La Platera o por miembros no responsables de su tratamiento, deberá ser remitida inmediatamente al Responsable del sistema.
Los terceros externos a la Sociedad que asesoren a La Platera en este sentido e intervengan en la gestión de las informaciones, quedarán igualmente vinculados por el deber de confidencialidad, sin perjuicio del deber de secreto que deban igualmente preservar dichos profesionales.
El anterior régimen de confidencialidad quedará exceptuado en aquellos casos en que resulte necesario revelar la identidad del informante a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
C. ANONIMATO
La Platera ha establecido un canal escrito que permite informar por escrito de forma anónima, así como establecer un sistema de comunicación con el informante que preserve en todo momento su anonimato.
Para dotar de mayores garantías a este aspecto, el referido canal está gestionado por un tercero externo (IMK Internet Marketing), encargado de la recepción de este tipo de informaciones, que no guardará la dirección IP ni ningún otro dato identificativo del informante anónimo. Este tercero alojará la información a su vez en servidores (data centers) contratados y la protegerá mediante un sistema de encriptación.
D. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS Y PROTECCIÓN AL INFORMANTE
La Platera rechaza y prohíbe expresamente la adopción de cualquier tipo de represalia, en cualquiera de sus formas (incluida la amenaza y la tentativa de represalia), contra las personas que informen de infracciones, así como contra aquellas que participen en la investigación de las mismas.
Para garantizar el cumplimiento de este principio, se adoptarán las medidas que sean necesarias para garantizar la protección del informante/denunciante y se le informará oportunamente de sus derechos y de los recursos a su alcance en este ámbito.
Este régimen de protección sólo se dispensará en aquellos casos en que la comunicación se haya realizado por los canales previstos por La Platera y de conformidad con la presente Política y existan motivos razonables para pensar que la información es veraz.
E. AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA EN SU GESTIÓN.
El canal de denuncias de La Platera estará gestionado por el Responsable del sistema, así como por aquellos otros miembros del equipo de La Platera asignados a su gestión.
La gestión del canal implica la recepción de las comunicaciones, pero también su tramitación conforme al procedimiento establecido, lo que comprende su clasificación, investigación y resolución.
En todos estos aspectos, el Responsable del sistema desempeñará su función con autonomía e independencia respecto del órgano de administración de La Platera.
En tal sentido, La Platera se compromete a designar como Responsable del sistema a un miembro de su plantilla con capacidad de gestión, que no quede sometido a instrucciones y que mantenga cierto distanciamiento respecto de los objetivos de negocio, al que dotará de los recursos materiales y personales necesarios para el correcto desempeño de sus funciones.
En la misma línea, el Responsable del sistema evitará posibles situaciones de conflicto de interés y examinará las denuncias recibidas con objetividad e imparcialidad.
A los efectos de reforzar la independencia y la autonomía del gestor del canal de denuncias, y de fortalecer el respeto a las garantías que debe ofrecer (especialmente la relativa al anonimato), La Platera tiene parcialmente externalizada la recepción de las informaciones en la plataforma especializada e implantada por IMK Internet Marketing, que recibe la información y la transfiere a La Platera, lo que permite preservar todas las garantías durante la tramitación de la denuncia.
4. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
4.1. Funciones
El Responsable del sistema es la figura encargada de la gestión del sistema de denuncia de irregularidades de La Platera y de su correcto y diligente funcionamiento. Tendrá encomendadas, entre otras, las siguientes funciones:
- Recepcionar y dar trámite a las informaciones recibidas.
- Garantizar el envío de acuse de recibo de la comunicación al informante en el plazo de 7 días naturales.
- Llevar a cabo y, en su caso, coordinar las labores de investigación.
- Tiene competencia para instruir y proponer la sanción que corresponda en relación con las denuncias formuladas.
- Gestionar el libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas llevadas a cabo, garantizando la confidencialidad.
- Controlar el cumplimiento de las decisiones adoptadas, así como la ejecución de las medidas sancionadoras y correctoras que se estimen pertinentes en cada caso.
- Coordinación de gestores externos (IMK Internet Marketing).
- Velar por cumplimiento de la presente Política y del procedimiento de tramitación de denuncias
- Informar la Dirección General y al órgano de administración de La Platera en los casos en que proceda ante la necesidad de adoptar medidas de relevancia en nombre de La Platera.
- Elaborar informes periódicos sobre el funcionamiento del canal.
- Promover y difundir la información sobre el uso del canal, así como de los principios del procedimiento de gestión que se recogen en la presente Política.
- Revisar periódicamente y mantener actualizado el sistema interno de información e identificar e introducir las mejoras que resulten oportunas.
4.2 Composición
El Responsable del Sistema será un órgano unipersonal designado por el órgano de administración de La Platera. En tal sentido, y habida cuenta de la estructura y dimensiones de La Platera, dicha función recaerá en la posición de Dirección de Recursos Humanos.
Su nombramiento será notificado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante en los términos previstos en la Ley de Protección de Informantes, esto es, en el plazo de diez días hábiles desde su nombramiento y tan pronto como dicha autoridad se encuentre debidamente constituida.
Junto al Responsable del sistema, La Platera podrá designar hasta un máximo de dos personas que den soporte al Responsable del sistema en la gestión y tramitación de las denuncias.
El Responsable del sistema ejercerá su cargo de forma indefinida siempre que mantenga la categoría profesional que le da acceso al mismo. Por tanto, la pérdida de la categoría profesional por cese o sustitución conllevará de forma inmediata el cese en dicha posición, siendo sustituido por su sucesor en el cargo.
No obstante lo anterior, el órgano de administración podrá cesar al Responsable del sistema, procediendo en ese caso la modificación de la presente Política, así como del procedimiento de tramitación de denuncias que la complementa.
En cualquier caso, el cese del Responsable del sistema será igualmente notificado a la Autoridad de Autoridad Independiente de Protección del Informante en el plazo de diez días hábiles.
4.3 Recursos materiales y personales a disposición del Responsable del sistema
El Responsable del sistema dispondrá de los recursos y medios humanos y materiales necesarios para la adecuada gestión del Sistema de denuncia de irregularidades de La Platera. En concreto:
- El Responsable del sistema tendrá acceso a todos los miembros de La Platera, así como a registros, documentos y archivos, en la medida en que así lo requiera para el desarrollo de sus funciones en relación con la gestión de las informaciones recibidas.
- El Responsable del sistema podrá contar con la asistencia de otras áreas y miembros de La Platera, bajo parámetros de cooperación, cuando resulte necesario para el desempeño de sus funciones, respetando siempre la confidencialidad.
- Igualmente, podrá obtener la información que considere necesaria en el marco de un procedimiento de investigación de una denuncia presentada, y el resto de miembros de La Platera deberán cooperar ante los requerimientos de información que les sean dirigidos. En todo momento se respetará la confidencialidad en el intercambio de dicha información.
- Asimismo, el Responsable del sistema deberá recibir la formación necesaria para el adecuado desarrollo de sus funciones.
- El Responsable del sistema podrá contar con el apoyo de asesores externos con la finalidad de recibir el asesoramiento necesario para la adecuada gestión del canal y la correcta resolución de las denuncias que se comuniquen.
4.4 Conflicto de intereses
El Responsable del sistema se abstendrá y se apartará inmediatamente de la tramitación de una denuncia desde su recepción hasta su resolución, en aquellos supuestos en los que la presentación de una denuncia le pueda afectar directamente, encomendándose su gestión a otro miembro de La Platera con facultades de gestión a este respecto.
5. DERECHOS Y DEBERES DEL INFORMANTE Y DEL AFECTADO
5.1. Derechos y garantías del informante
El informante tiene reconocidos los siguientes derechos y garantías:
- Derecho a recibir información adecuada de forma clara y accesible sobre los canales de comunicación interna y externa.
- Derecho a decidir si desea formular la comunicación de forma anónima o no anónima. En el segundo caso, La Platera velará por el mantenimiento del anonimato durante el procedimiento.
- Derecho a que su identidad y las actuaciones desarrolladas como consecuencia de su comunicación no sean reveladas a terceros ni al afectado, de manera que se preserve la confidencialidad.
- Derecho a recibir acuse de recibo de su comunicación en el plazo de 7 días naturales y el resto de comunicaciones en el domicilio, correo electrónico o lugar seguro donde indique que desea recibir las notificaciones.
- Derecho a conocer el estado de la tramitación de su denuncia y los resultados de la investigación que, en su caso, se lleve a cabo.
- Derecho a ser informado acerca del tratamiento de datos personales en el marco del sistema de denuncia de irregularidades; y derecho a ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal.
- Derecho a obtener la protección necesaria frente a la adopción de represalias.
5.2 Deberes del informante
El informante, por su parte, tendrá los siguientes deberes:
- Deber de cooperar en la identificación y prevención de irregularidades en el seno de La Platera, a través del mecanismo de denuncia o comunicación de informaciones.
- Deber de realizar la comunicación a través de los canales habilitados por La Platera y de conformidad con lo dispuesto en la presente Política.
- Deber de utilizar de forma correcta el Sistema de denuncia de irregularidades, en el sentido de comunicar aquellas informaciones que deban tramitarse a través del mismo por constituir una infracción que se incluye dentro de su ámbito de aplicación material.
- Deber de informar de buena fe y sobre la base de informaciones veraces y fundamentadas. Queda expresamente prohibido comunicar una información a sabiendas de su falsedad u obtenida de forma ilícita, quedando habilitada en esos casos la imposición de medidas disciplinarias, sin perjuicio de las sanciones que correspondan según la Ley de Protección de Informantes.
El cumplimiento de los referidos deberes será condición necesaria para obtener la protección que dispensa el Sistema de denuncia de irregularidades y que se expone en la presente Política.
5.3 Excepciones a la confidencialidad
Como se ha establecido, una de las premisas básica del Sistema de denuncia de irregularidades es la preservación de la identidad del informante y de afectado, debiendo garantizarse la confidencialidad.
No obstante lo anterior, excepcionalmente la identidad del informante podrá ser revelada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
En estos supuestos, se informará al informante/denunciante antes de revelar su identidad, salvo que ello pueda comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
5.4 Derechos del afectado
Por su parte, al afectado por la información o persona a la que se refieren los hechos relatados, tendrá los siguientes derechos durante la tramitación de la denuncia recibida:
- Derecho a tener conocimiento de la denuncia formulada en su contra tan pronto como se haya admitido, así como de los hechos relatados de manera sucinta. No obstante, el afectado no será informado de la identidad del informante.
- Derecho a que su identidad y las actuaciones desarrolladas como consecuencia de la comunicación no sean reveladas a terceros, de manera que se preserve la confidencialidad.
- Derecho a la presunción de inocencia.
- Derecho al honor.
- Derecho de defensa. El afectado tendrá derecho a ser oído en la forma en que se determine en el procedimiento de tramitación de denuncias.
- Derecho de acceso al expediente en los términos recogidos en la presente Política.
- Derecho a ser informado acerca del tratamiento de datos personales en el marco del sistema de denuncia de irregularidades.
- Derecho a ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal (acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición), aunque con limitación en el caso del derecho de acceso (que no supondrá el acceso a los datos del informante) y de oposición (pues en ese caso se presumirá que existen motivos que legitiman el tratamiento de sus datos personales).
6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La Platera dará pleno cumplimiento a la normativa legal de protección de datos de carácter personal derivados de la gestión del Sistema interno de denuncia de irregularidades. Así, el tratamiento de estos datos personales se regirá por lo dispuesto en el RGPD y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDPGDD).
A estos efectos, el órgano de administración de La Platera tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en dicha normativa.
En concreto, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
- La Platera facilitará al informante y al afectado información acerca del tratamiento de datos personales en el marco del sistema de denuncia de irregularidades, de conformidad con el art. 13 RGPD (identidad del responsable, fines del tratamiento, destinatarios de los datos, plazo de conservación, etc.).
- La Platera garantizará al informante que su identidad será en todo caso reservada y que no se revelará ni al afectado, ni a otras personas a las que se refieran los hechos relatados, ni a terceros.
- Únicamente se revelará la identidad del informante ante la Autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente cuando sea procedente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. En estos casos, se informará al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
- Tanto el informante como el afectado tendrán derecho a ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal, en concreto los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. No obstante lo anterior, el ejercicio de estos derechos se verá limitado para el afectado, que no tendrá derecho de acceso a los datos del informante y, en el caso de que ejerza el derecho de oposición, se presumirá que existen motivos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
- La Platera no recopilará datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilaran accidentalmente, se eliminarán sin dilación indebida.
- Se procederá a la supresión de todos aquellos datos personales que (i) se refieran a denuncias que queden fuera del ámbito material del Sistema interno de denuncia de irregularidades; (ii) no sean necesarios para el conocimiento e investigación de los hechos; (iii) sean datos personales de categorías especiales (e.g. sobre opiniones políticas, origen étnico o racial, convicciones religiosas, afiliación sindical, datos de salud, etc.); (iv) sean datos no veraces, siempre que la falta de veracidad no pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se conservará el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento penal correspondiente.
- El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de denuncia de irregularidades quedará limitado exclusivamente a:
- El Responsable del sistema y quien lo gestione directamente.
- El encargado del tratamiento designado, en su caso.
- El Responsable de Recursos Humanos en el marco de sus funciones, si procediera la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador como consecuencia de la denuncia.
- El Responsable de servicios jurídicos en el marco de sus funciones, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos comunicados.
- La Platera conservará los datos personales relativos a las informaciones recibidas y las investigaciones internas durante el período que sea necesario y proporcionado, estableciendo como límite máximo un plazo de conservación de 10 años. Si, transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación, no se hubieran iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de conservar la denuncia sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema. A tal fin, La Platera solicitará a IMK la supresión de los datos en los casos que proceda y en los plazos estipulados en la norma.
- La Platera controlará que los datos personales obtenidos se conserven en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
- Las previsiones anteriores se respetarán igualmente por cualquier gestor externo que sea contratado por La Platera a los efectos de recepcionar las denuncias (IMK Internet Marketing o cualquier otro). Este gestor encargado de la recepción de las denuncias tendrá la condición de encargado del tratamiento a efectos de la legislación sobre protección de datos personales.
7. SISTEMA DISCIPLINARIO
El incumplimiento de la presente Política se encuentra sujeto al régimen disciplinario de La Platera, el cual se encuentra documentado en una norma interna de aplicación a todos sus miembros. El referido sistema disciplinario se remitirá al régimen establecido en el Convenio Colectivo para la industria de azulejos, pavimentos y baldosas cerámicos de la Comunitat Valenciana, al que queda sujeto.
Las sanciones disciplinarias previstas, conformes con la normativa laboral vigente, se impondrán sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que en su caso pudieran resultar. A este respecto, y por lo que respecta en particular al Sistema de denuncia de irregularidades, el régimen disciplinario concurrirá con el ejercicio de la potestad sancionadora prevista en la Ley de Protección de Informantes y que corresponderá a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
El procedimiento sancionador se aplicará por el departamento de Recursos Humanos.
8. DIFUSIÓN Y FORMACIÓN
8.1. Difusión
La Platera promoverá la debida difusión de la presente Política y de la existencia de un Sistema de denuncia de irregularidades interno.
A tal fin, publicará la presente Política en su página web, fácilmente identificable y accesible en la página de inicio y en una sección separada. De este modo, se permitirá el acceso tanto de los miembros de La Platera como de terceros que deseen comunicar una información.
8.2 Formación
La Platera velará porque el Responsable del sistema reciba la formación necesaria acerca de la gestión del canal de denuncias a los efectos de asegurar una tramitación correcta y diligente del Sistema de denuncia de irregularidades.
Asimismo, La Platera impartirá la debida formación a sus empleados y directivos a los efectos de dar publicidad interna al Sistema de denuncia de irregularidades y de informar sobre su correcto uso, así como de las garantías y bases que en que se sustenta.
9. APROBACIÓN, MODIFICACIÓN Y VIGENCIA
La presente Política ha sido suscrita por el órgano de administración de La Platera y permanecerá vigente de forma indefinida mientras no se produzca ninguna modificación en la misma.
Las modificaciones de la presente Política entrarán en vigor a partir del día siguiente a su publicación en la página web de La Platera y permanecerán vigentes de forma indefinida.
10. VERSIONES DEL DOCUMENTO
Versión
Fecha
Autor
Cambios producidos
1.0
Noviembre 2023
La Platera
Política conforma Ley Protección Informantes
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